News april 2018

Éérste kwartaal Recip-e 2018

Dit eerste kwartaal stond in functie van de hervorming van de communicatie en de helpdeskwerking. Concreet spreken we nu over drie stromen:

  • Algemene informatie met als primair doel de nodige informatie te verschaffen aan de patient.
  • Informatie voor zorgverstrekkers om de praktische vragen rond gebruik en hoe omgaan met gebruiksproblemen het hoofd te bieden
  • Informatie voor developpers waarbij de ontwikkelaars op een geconsolideerde plaats de nodige informatie voor ontwikkeling en validaties kunnen opvolgen en delen.

Deze werken met respectievelijk elk hun contact punt gelanceerd:

Om een overzicht van de fouten te krijgen op het terrein werden verschillende initiatieven opgestart. Zo startte Sven Van Laere, in het kader van een doctoraatsonderzoek, een onderzoek rond de foutmeldingen binnen recip-e. Hierop werden paralelle onderzoeken opgestart. Zo werd een bevraging gelanceerd bij de apothekers, die nog steeds lopende is, over de ervaringen met recip-e, dit onderzoek werd verspreid door verschillende kanalen zoals de wekelijkse nieuwsbrief van APB, de nieuwsbrief van éénlijn en de kanalen van mediplanet.

Stap voor stap de goede richting uit.

De analyse van foutmeldingen die binnenkomen op de support@recip-e.be wordt nu structureel aangepakt Bemerk dat we op deze helpdeskniet louter vragen ontvangen van zorgverstrekkers. Een aantal apotheekpakketten hebben een automatische form geïnstalleerd zodat, indien er een fout optreedt in de praktijk, dit onmiddellijk kan verzonden worden vanuit de software naar ons. Momenteel wordt deze functie gebruikt door 3 softwarepakketten. Hier enkele cijfers over de tickets die we binnenkregen op de support@recip-e.be in het eerste kwartaal en de bijhorende acties die opgestart zijn.

In totaal kwamen 3545 tickets binnen op onze support@recipe-.be. Hiervan werden 95% doorgestuurd rechtsreeks uit de software van de apotheker.

De fouten die voorkomen kunnen we algemeen indelen in 3 types fouten:

Inhoudelijke fouten

Deze fouten komen voornamelijk naar voor in de apotheek en kunnen een grote impact hebben op de goede werking in de praktijk. Onder deze types fouten rekenen we problemen met de CNK. Dit kan gaan van dat een CNK niet werd ingevuld, dat de CNK 0000000 is van een product, tot oude CNK’s of eigen aangemaakte CNK’s. Deze soort fouten kan voor een groter probleem zorgen namelijk dat er een verschil ontstaat tussen het papieren BEV en het elektronisch voorschrift. Ook problemen bij het voorschrijven van VOS en magistrale bereidingen vallen onder deze categorie. Op de helpdesk gingen in dit eerste kwartaal 15% van de foutmeldingen die we binnenkregen van zorgverstrekkers over problemen met de CNK. Maar wat ons opviel is dat 13% van de foutmeldingen van dit kwartaal ging over verschil tussen papier en elektronisch. Hierin sprong voornamelijk 1 voorschrijfpakket van artsen duidelijk naar voor.Er is ocntact opgenomen met het betreffende pakket om de fouten case per case te gaan oplossen. Problemen met magistrale bereidingen werden waren goed voor 6% van de tickets op onze helpdesk. Problemen met VOS werden in 0.3% van de gevallen gemeld. De oplossing voor dit probleem is de SAMv2, deze wordt verwacht in het volgende kwartaal.

Gebruikersfouten

De gebruikersfouten zijn meestal te wijten aan een foute handeling in of gebruik van het softwarepakket. Dit kan voorkomen in het artsenpakket vb. artsen die per ongeluk hun voorschriften ‘revoken’. Als in de apotheeksoftware, apothekers die hun voorschrift ‘in process’ blijven staan en niet teruggeven aan de recip-e server. Een tweede type van gebruikersfouten heeft te maken met de RID en Barcode, deze fout kan zowel technisch van aard zijn maar dit kan ook een gebruikersfout zijn, zoals artsen die een BEV verschillende malen kopiëren, dit zorgt dan ook voor foutmeldingen indien 1 BEV reeds werd afgehaald.

Dit zorgt vaak voor foutmeldingen, maar liefst 46% van alle meldingen op de support gingen over foutmeldingen van voorschriften. Problemen met de RID/barcode werd in 11% van de gevallen gemeld.

Dit kan vermeden worden door, opleidingen over ‘best practice’ en het ‘begrijpbaar maken’ van de foutmeldingen voor de zorgverstrekkers. Soms zijn foutmeldingen terecht en dient hier zeker rekening mee gehouden te worden. Om fraude en misbruik te voorkomen.

Technische fouten

Technische fouten kunnen op verschillende niveaus voorkomen en kunnen in iedere fase van het proces plaatsvinden. Als we kijken naar echte technische fouten die gemeld worden via de support door zorgverstrekkers dan rekenen we hier fouten met de interpretatie van de datum in, deze waren goed voor slechts 1% van de tickets.

De overige fouten die gemeld werden 8.3% bevat verschillende types fouten, waaronder ook problemen indien de dienst niet bereikbaar was.

Technische fouten kunnen ook buiten recip-e zich voordoen, zo waren er zorgverstrekkers geïmpacteerd doordat ze een nieuwe identeitskaart hadden en de juiste configuraties om toegang te krijgen tot de eHealthdiensten nog niet waren gebeurt.

Samenwerking

We zijn in het eerste kwartaal aan Nederlandstalige kant ook de samenwerking opgestart met éénlijn.be. Hierbij zorgt praktijkcoach ook voor ondersteuning naar de zorgverstrekkers toe. Ze kunnen de zorgverstrekkers beter bijstaan met raad en daad voornamelijk in het luik van de gebruikersfouten. Dit is een luik waar we dan ook in het tweede kwartaal volop zullen inzetten. Dezelfde gesprekken zullen ook opgestart worden aan Franstalige kant.

Stilaan meer zorgverstrekkers aan boord

We breiden ook nog steeds uit, het uitrollen van de voorschrijfpaketten voor de artsen,tandartsen en vroedvrouwen loopt. Het effectief gebruik ervan stijgt. Het sporadisch voorschrijfsysteem PARIS vond het levenslicht begin dit jaar. Qua technische aansluiting stond het eerste kwartaal voornamelijk in het teken van de ontwikkelingen binnen de ziekenhuizen. Eind vorig jaar werd nog een ‘last mile’ georganiseerd voor de ziekenhuizen en deze gingen met de informatie gretig aan de slag in dit eerste kwartaal. De ontwikkelingen voor het voorschrijven in ziekenhuizen loopt vlot. De Recip-e support mannen zien het aantal te valideren softwarepaketten paketten stijgen.

Volgend kwartaal plannen we de technisch sessie in voor de ontwikkelteams van de ziekenhuisapotheken. Het afhalen van de voorschriften in een ziekenhuisapotheek werd opgestart, maar dit verliep niet zonder slag of stoot. Met enige hindernissen lijken de grootste problemen voor hen ook van de baan en werden de eerste voorschriften reeds uitgevoerd in een testomgeving.

  • Ziekenhuizen : het aanmaken van de voorschriften in het eerste kwartaal van 2018 is met 18% gestegen met het laatste kwartaal van vorig jaar.
  • Tandartsen : tandartsen blijven stabiel in het voorschrijven. Een lichte stijging in het aantal voorschriften is merkbaar met vorig jaar.
  • Artsen : de artsen zijn al een tijdje bezig en deze aantallen in voorschriften blijven dan ook stabiel. De meeste huisartsen gebruiken recip-e reeds. Nu rollen nog kleinere specialistenpakketten uit. Ook is dit kwartaal PARIS van gelanceerd oor het RIZIV, zoals reeds eerder beschreven. De voorschrijfapplicatie voor occasionele voorschrijvers.
  • Vroedvrouwen : de vroedvrouwen kunnen ook reeds voorschrijven, maar daar zien we dat het aantal voorschriften dat aangemaakt wordt nog minimaal is, doch in stijgende lijn en zijn er toch al meer dan eind vorig jaar.
  • Apotheken : door het stijgend aantal voorschriften, worden er ook meer voorschriften afgehaald. Hiervan is ook een stijging merkbaar in de apotheken ondanks dat er een lichte daling in het aantal apotheken was.

Communiceren communiceren communiceren.

Dat er wat aan onze communicatie en onze website moest gebeuren is niet nieuw. Dit kwartaal hebben we er hard aan gewerkt met onze nieuwe communicatiespecialist Benoît Devuyst. De vruchten van dit werk kunnen we zien, we sluiten dit kwartaal af met een gloednieuwe website en een communicatieplan, zodat iedere maand een nieuw weetje brengt en elk einde van een kwartaal een nieuw rapport.

Dit was het eerste kwartaal van een nieuwe start! Tot binnen 3 maand!