Newsletter avril 2018

Activités 1er trimestre 2018

La mise à jour de notre communication et l’optimalisation du helpdesk sont les deux chantiers qui se sont concrétisés durant ce premier trimestre. Concrètement, le travail s’est focalisé sur 3 types d’informations :

  • Informations d’ordre général. Objectif : fournir au patient les informations nécessaires.
  • Informations à destination des professionnels de la santé. Objectif : apporter une réponse adéquate aux questions relatives à des problèmes d’utilisation.
  • Informations à destination des développeurs. Objectif : offrir une plateforme consolidée qui permet aux développeurs de suivre et de partager les mises à jour et validations.

Un point de contact unique a été prévu pour chacune de ces 3 cibles :

Plusieurs initiatives ont été lancées afin d’obtenir un aperçu clair des différents types d’erreurs. Dans le cadre de l’obtention de son doctorat, Sven Van Laere a démarré une étude (soutenue par d’autres enquêtes) portant sur les messages d’erreurs au sein du système Recip-e. C’est ainsi qu’un questionnaire a été adressé aux pharmaciens pour mesurer leur ressenti. Cette enquête est toujours en cours. Elle a été lancée à travers différents canaux de diffusion tels que les newsletters de l’APB et de l’organisme éénlijn, ainsi que via mediplanet.

Dans la bonne direction

L’analyse des messages d’erreur réceptionnés sur support@recip-e.be fait dès à présent l’objet d’un traitement structurel. Pour rappel, ce helpdesk réceptionne uniquement les demandes formulées par les professionnels de la santé. Grâce aux formulaires automatiques (intégrés actuellement dans 3 packages pour pharmaciens), les messages d’erreur nous parviennent directement depuis le logiciel. Ci-après quelques chiffres relatifs aux tickets adressés à support@recip-e.be au cours du premier trimestre, ainsi que certaines précisions quant aux actions entreprises pour y remédier.

Au total, 3.545 tickets ont été adressés à support@recipe-.be. 95% d’entre eux l’ont été directement depuis le logiciel du pharmacien.

Les erreurs peuvent être rassemblées en 3 catégories :

Erreurs de contenu

Ces erreurs se produisent pour l’essentiel dans l’officine et peuvent avoir un impact important sur sa gestion pratique. Parmi ces erreurs figurent les problèmes relatifs au CNK. Il peut s’agir d’un CNK non communiqué, d’un produit avec un CNK 0000000, d’anciens CNK ou de CNK inexacts. Ces erreurs peuvent avoir des conséquences fâcheuses, en raison notamment d’une différence entre la preuve de prescription papier et la prescription électronique. Les problèmes concernant les prescriptions en DCI ou les préparations magistrales entrent également dans cette catégorie d’erreurs. Durant le premier trimestre, 15% des messages d’erreur en provenance des professionnels de la santé avaient trait au CNK. 13% des messages d’erreur portaient quant à eux sur une différence entre papier et digital. Il s’agissait en particulier d’un lot de prescriptions pour médecins. Après enquête, le lot incriminé a été corrigé systématiquement. Les problèmes liés à des préparations magistrales ont représenté 6% des tickets adressés au helpdesk. Les soucis de prescriptions DCI seulement 0,3%. SAMv2 solutionnera tous ces désagréments dès qu’il sera disponible, dans le courant du second trimestre.

Erreurs d’utilisateurs

Les erreurs d’utilsateurs sont dues la plupart du temps à une manipulation inadaptée ou une utilisation incorrecte du logiciel. Ex.: des médecins qui suppriment par inadvertance leurs prescriptions, ou des pharmaciens qui laissent leurs prescriptions « in process » sans les rapatrier sur le serveur Recip-e. Un second type d’erreurs d’utilisateurs concerne le RID et le code-barres. Il peut s’agir d’erreurs techniques mais parfois aussi d’erreurs humaines. Un médecin qui encode plusieurs fois une preuve de prescription électronique, par ex., générera un message d’erreur à partir du moment où une preuve de prescription électronique a déjà été prélablement utilisée. Pas moins de 46% des messages collationnés étaient des messages d’erreur relatifs à des prescriptions. Des problèmes de RID/code-barres ont été signalés dans 11% des cas. Ces erreurs pourraient être évitées en renforçant les formations destinées aux bonnes pratiques et en facilitant la compréhension des messages d’erreur auprès des prestataires de soins. Certains messages d’erreur s’avèrent parfois justifiés et méritent certainement d’être pris en considération. Une bonne manière d’éviter tout abus ou tentative de fraude.

Erreurs techniques

Les erreurs techniques peuvent subvenir à différents niveaux et à chaque phase du processus. Une observation minutieuse des véritables erreurs techniques transmises par les prestataires de soins à notre service de support laisse apparaître, si l’on tient compte de celles comprenant une mauvaise interprétation de la date, qu’elles représentent à peine 1% des tickets. Les autres types d’erreurs techniques représentent 8,3% des cas. Il s’agit notamment de soucis liés à l’(in)accessibilité du service.

Les erreurs techniques ne sont pas toujours liées à Recip-e lui-même. Certains prestataires de soins ont ainsi connu des problèmes suite à l’utilisation d’une nouvelle carte d’identité ou n’ont pu accéder aux services d’e-santé faute de configurations adaptées.

Collaboration

Ce premier trimestre a également permis d’entamer – côté néerlandophone – une collaboration avec éénlijn.be. Cet organisme agit comme « coach pratique » en soutien aux prestataires de soins, leur apportant ses conseils et recommandations, notamment en matière d’erreurs d’utilisateurs. Une collaboration qui s’appronfondira durant le second trimestre. La recherche d’un équivalent côté francophone se poursuit et devrait se concrétiser sous peu.

De plus en plus de prestataires de soins nous rejoignent

Nous poursuivons notre développement. Le déploiement de versions pour médecins, dentistes et sages-femmes se déroule comme prévu. L’utilisation de Recip-e augmente. L’appli PARIS qui permet les prescriptions électroniques en dehors du DMI est active depuis début 2018.

En matière de connections techniques, ce trimestre a surtout été marqué par l’activité intense au sein du secteur hospitalier. Depuis la session « Last mile » qui lui avait été consacrée fin 2017, une demande accrue d’informations a pu être observée. À tel point que l’utilisation de Recip-e dans les hôpitaux s’accélère nettement. Notre équipe de support témoigne du nombre grandissant de validations des packages de logiciels.

Nous prévoyons ce second trimestre l’organisation d’une session technique d’informations à destination des équipes des pharmacies hospitalières en charge du développement. Le lancement du système de délivrance de prescriptions électroniques dans les officines des hôpitaux ne s’est pas fait sans mal. Plusieurs difficultés sont apparues et il semble que les premières prescriptions aient été générées dans un environnement « test ».

  • Hôpitaux : le nombre de prescriptions a augmenté de 18% entre le dernier trimestre 2017 et le premier trimestre 2018.
  • Dentistes : le nombre de prescriptions reste stable. On peut même observer une légère augmentation en comparaison avec l’année dernière.
  • Médecins : les médecins s’accoutument au système depuis un certain temps. Le nombre de prescriptions demeure en conséquence stable. Les médecins généralistes sont les plus nombreux à utiliser Recip-e, bien que quelques packages de logiciels pour spécialistes se déploient actuellement. À noter que, comme expliqué précédemment, l’INAMI a lancé début de cette année l’appli PARIS, accessible aux prescripteurs occasionnels.
  • Sages-femmes : bien que Recip-e soit prévu pour les sages-femmes, elles sont encore très peu nombreuses à y avoir recours. On observe néanmoins une tendance à la hause depuis la fin de l’année passée.
  • Pharmaciens : le nombre croissant de prescriptions se répercute sur le nombre d’utilisations de Recip-e. On observe une augmentation dans les officines, en dépis d’une légère régression du nombre de pharmacies connectées au système.

Communiquer, communiquer, communiquer !

Notre communication et notre site web avaient grand besoin d’une mise à jour. Nous y avons travaillé d’arrache-pied avec l’aide de notre nouveau spécialiste en la matière, Benoît Devuyst. Vous pouvez dès à présent juger sur pièces : notre site est flambant neuf et notre plan de communication ajusté. Vous recevrez chaque mois une newsletter et chaque fin de trimestre un rapport de nos activités.

À dans trois mois pour un nouveau rapport d’activités !

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