Activiteitenrapport 4de kwartaal

Het vierde kwartaal stond in functie van enkele nieuwe features en ontwikkelingen, met het oog op de dematerialisering van volgend jaar.

Studie in verband met fouten

Zoals reeds in de vorige rapporten vermeld heeft Sven een studie opgestart in het kader van de fouten binnen Recip-e. In het vierde kwartaal lag de focus op inhoudelijke fouten en bekeek hij de flow end-to-end.

Dematerialisering

Waarom deze studie vraag zal je je misschien af? Wel, de resultaten zullen heel belangrijk zijn in het kader van de “dematerialiseringsvalidator” die ontwikkeld wordt in het kader van de dematerialisering volgend jaar om de kwaliteit van het voorschrijven te verbeteren. Meer over de dematerialisering mag je verwachten vanaf Q1 2019.

Stap voor stap de goede richting uit.

In het vorige kwartaalrapport kon je lezen hoe we de rechtstreekse melding terug opstarten naar de support@recip-e.be vanuit de apotheeksoftware.  Op deze helpdesk komen niet louter meldingen binnen van de knop die in sommige apotheekpakketten geïnstalleerd is, maar ook vragen van zorgverstrekkers.

Momenteel krijgen we meldingen binnen vanuit 1 apotheeksoftwarepakket nl. Farmad. In de ‘backend’ werden ook wat aanpassingen gedaan, zodat de meldingen gestructureerd binnenkomen en de helpdeskmedewerkers ieder uur een mail ontvangen met de binnengelopen tickets via de form. Sinds dit kwartaal worden deze tickets ook gedeeld met éénlijn.be, zodat ze de betrokken apothekers en artsen kunnen contacteren om uitleg/duiding te geven bij de gemelde foutmeldingen.

In totaal kwamen 483 tickets binnen op onze support@recipe-.be die rechtstreeks waren doorgestuurd vanuit de software van de apothekers.

Hieronder een overzicht van de tickets en de meest voorkomende fouten in %:

Deze fouten kunnen we indelen in 3 type fouten:

  1. Inhoudelijke fouten

Deze fouten komen voornamelijk voor in de apotheek en kunnen een grote impact hebben op de goede werking in de praktijk.

Hieronder rekenen we volgende type fouten:

  • Inhoudelijk verschil Elektronisch en BEV
  • CNK: Problemen / afwezigheid / oude nummers / 0000000
  • Probleem VOS
  • Probleem Magistraal

Op de helpdesk kwamen het vorige kwartaal geen meldingen binnen in verband met CNK problemen. In het 4de kwartaal worden deze toch opnieuw gemeld in 1.5% van de gevallen. Terwijl in het vorige kwartaal slechts 1% van de foutmeldingen over het verschil tussen papier en elektronisch gingen, steeg dat in het 4de kwartaal naar 3.4%. Problemen met magistrale bereidingen waren goed voor slechts enkele tickets op de helpdesk en in het 4de kwartaal gaat dit nog steeds om enkele tickets. Problemen met VOS die al niet meer gesignaleerd werden in het vorig rapport, worden ook niet gemeld meer in het 4de kwartaal.

De oplossing voor dit probleem is de SAMv2, zoals we reeds in vorig kwartaalrapport aanhaalden.  Reglementering en timing werden ons echter nu beloofd voor het laatste kwartaal van het jaar, momenteel kunnen we hier nog niet meer over vertellen. Maar bij het schrijven van dit kwartaalrapport, is het jaar nog niet om.

We zien dat inhoudelijke fouten zich stabiliseren, al zien we terug meer meldingen van verschil tussen papier en elektronisch. Dit zijn toch wel ernstige fouten. Het is dan ook op dit type fouten dat de focus van het onderzoek van Sven in het laatste kwartaal ligt. We kijken reikhalzend uit naar de eerste resultaten hiervan.

  • Gebruikersfouten

De gebruikersfouten zijn meestal te wijten aan een foute handeling of gebruik van het softwarepakket. Dit kan voorkomen in het artsenpakket vb. artsen die per ongeluk hun voorschriften revoken of als in de apotheeksoftware, apothekers die hun voorschrift ‘in process’ blijven staan en niet teruggeven aan de Recip-e server.  Een tweede type van gebruikersfouten heeft te maken met de RID en Barcode, deze fout kan zowel technisch van aard zijn maar dit kan ook een gebruikersfout zijn, zoals artsen die een BEV verschillende malen kopiëren, dit zorgt dan ook voor foutmeldingen indien 1 BEV reeds werd afgehaald.

Dit zorgt vaak voor foutmeldingen, maar liefst 64% van alle meldingen op de support gingen over foutmeldingen van voorschriften. In het vorige kwartaalrapport zagen we hier een daling in het tweede kwartaal naar 57%. Problemen met de RID/barcode werd in 19% van de gevallen gemeld in het vorige kwartaal en stegen lichtjes in het 4de kwartaal naar 20.7%.

Een verklaring van de daling van foutmeldingen is dat er heel wat foutmeldingen binnenkomen op momenten met problemen met eHealth. In het tweede en derde kwartaal waren er enkele ernstige verstoringen van de dienstverlening waardoor de foutmeldingen toen ook de lucht inschoten, terwijl we in het 4de kwartaal meer kortstondigere onderbrekingen hadden.

Concreet zijn er verbeteracties genomen in het 4de kwartaal en werd er technisch meer informatie in de foutmeldingen meegegeven. Sinds het begin van het 4de kwartaal bevat de foutmelding ook de informatie van welke zorgverstrekker het laatst een handeling gedaan heeft waardoor er een foutmelding getriggerd wordt.

  • Technische fouten

Technische fouten kunnen op verschillende niveaus en in iedere fase van het proces voorkomen. Als we kijken naar echte technische fouten die gemeld worden via de support door zorgverstrekkers dan rekenen we hier fouten met de interpretatie van de datum in, deze waren onder de 1% gezakt in het vorige kwartaal, maar deze zagen we dit kwartaal terug licht stijgen tot net boven de 1%. Deze fout kan ook te maken hebben met het feit dat er ook voorschriften ‘expired’ zijn en niet meer kunnen opgehaald worden.

Van de overige fouten die gemeld werden bevat 17% verschillende types fouten, waaronder ook problemen indien de dienst niet bereikbaar was. Dit type foutmeldingen zakte lichtjes in het 4de kwartaal naar 16.3%. Hier zien we veel fouten bij het ophalen van de key, dit kan te maken hebben met kortstondige eHealthproblemen.

Om technische onnodige ‘calls’ in te perken aan de kant van de softwarehuizen van de executor kant zijn we ook een project opgestart, ‘Recip-e Flaws’ genaamd. Alle softwareleveranciers krijgen wekelijks rapporten toegestuurd rond specifieke problematieken, zoals voorschriften die nooit gearchiveerd worden en voorschriften die enkel afgehaald worden maar nooit markasdelivered of undelivered zijn.

Dashboarding Technisch

Anderzijds finetuneden we ons dashboard tijdens het 4de kwartaal om een beter zicht te krijgen op het aantal getriggerde fouten (lees technische foute calls, waar een gebruiker niet noodzakelijk hinder of impact van ondervindt).

In november zagen we een grote stijging van het aantal foute calls. Dit werd toegeschreven aan een implementatie in een ziekenhuis, dat de systemen nodeloos belastte, met de call ‘getprescriptionforprescriber’. Corrigerende maatregelen werden hieromtrent genomen.

De meeste zorgverstrekkers zijn aan boord

We breiden ook nog steeds uit: het eerste kwartaal stond in het teken voornamelijk van de ontwikkelingen binnen de ziekenhuizen. Ook in het tweede kwartaal waren er nog wat ontwikkelingen omwille van het gerucht dat het voorschrijven tegen 1 juli verplicht zou worden. Het reglementair kader daarvoor was nog niet klaar, maar de meeste ontwikkelingen wel. In het derde kwartaal waren er nog enkele ontwikkelingen van ziekenhuizen maar minder, terwijl we wel een stijging zien in ontwikkelingen van specialistenpakketten, die zich in het 4de kwartaal stabiliseerden.

Vanaf het tweede en derde kwartaal zagen we ook een stijging in ontwikkeling voor de ziekenhuisapotheek. Vele ziekenhuisapothekers liepen vast op authenticatie problemen. Dit zorgde voor een moeilijkere uitrol bij de ziekenhuisapotheken. Maar hier lijken we door te zijn wanneer we terugblikken op het 4de kwartaal.

Ziekenhuizen

In het 3de kwartaal zagen we reeds een stabilisering in de ziekenhuizen in aantal voorschrijvers. We kunnen stellen dat nagenoeg alle ziekenhuizen nu elektronisch kunnen voorschrijven. Deze stabilisatie zien we ook in de cijfers terug van het 4de kwartaal, zowel in voorschrijvers als in aantal voorschriften zien we slechts lichte stijgingen. (Cijfers Q4 tot 12/12/2018)

Tandartsen

Ook hier zien we dat de grote stijgingen achter de rug zijn en dat we naar een stabilisatie gaan van aantal voorschrijvers en voorschriften. Voor het 4de kwartaal zien we dus een stabilisatie in aantal voorschrijvers en vooral in voorschriften. (Cijfers Q4 tot 12/12/2018)

Artsen

De artsen zijn al een tijdje bezig, toch zien we voor het 4de kwartaal terug een kleine stijging, nadat we in het 3de kwartaal een lichte terugval noteerden. We vermoeden dat deze terugval toen te wijten was aan de eHealth pannes en de zomervakantie. (Cijfers Q4 tot 12/12/2018)

Vroedvrouwen

De vroedvrouwen kunnen ook reeds voorschrijven, maar daar zien we dat het aantal voorschriften dat aangemaakt wordt nog minimaal is, doch in stijgende lijn. Door de kleine aantallen lijkt het om grotere stijgingen te gaan, maar we kunnen stellen dat dit toch nog steeds heel beperkt is, doch geen rode cijfers dit kwartaal voor de vroedvrouwen. (Cijfers Q4 tot 12/12/2018)

Apotheken

In het derde kwartaal zien we beduidend minder voorschriften, dit ligt in lijn met de trends die we hierboven zagen met de voorschrijvers en die we aan de zomervakantie en de eHealth pannes kunnen wijden. In het 4de kwartaal zien we echter terug een stijgend aantal voorschriften, hierdoor worden er ook meer voorschriften afgehaald. (Cijfers Q4 tot 12/12/2018)

Communicatie.

De nieuwe website werd gelanceerd en werd positief onthaald. De website is overzichtelijker, gebruiksvriendelijker en alle teksten werden ook eens opgesmukt.

Dat we nu ook de sociale media veroveren is niet niets, hierdoor kunnen we ook nieuwe cijfers voorleggen. Ondertussen hebben we 179 volgers via twitter en hebben we al 96 tweets de wereld ingestuurd.

Voor het laatste kwartaal zijn dit onze resultaten op twitter.

Kortom, we kijken terug op een jaar waar we een nieuwe koers ingeslagen zijn met onze helpdesk en communicatie en zagen dat meer gebruikers gebruik maakten van onze systemen. Voor volgend jaar wensen we alvast wat meer stabiliteit en een hogere kwaliteit.

Prettige feesten en tot in 2019!