Dematerialisatie: aandachtspunten op het terrein

Papierloos voorschrijven is intussen al goed ingeburgerd. Die evolutie brengt een waaier aan nieuwe mogelijkheden mee, zowel voor apothekers en voorschrijvers als voor patiënten. Toch zijn er nog enkele situaties die bijzondere aandacht vragen van voorschrijvers en/of apothekers. Hieronder beschrijven we die beknopt, samen met een voorstel van aanpak op het terrein. 

De patiënt is niet in het bezit van een Belgische eID
 

Te verspreiden onder: voorschrijvers, apothekers, patiënten

Probleem: er zijn patiënten die (nog) geen Belgische eID hebben en ook (nog) geen technisch equivalente kaart. Het gaat o.a. om mensen in één van de volgende situaties:

  • Vluchtelingen (uit Oekraïne of andere landen) die nog geen (werkende) vreemdelingenkaart hebben
  • Dakloze mensen 
  • Mensen met bijzondere identiteitskaarten (kaarten zonder chip en zonder Belgisch rijksregisternummer), zoals diplomaten en hun gezinsleden of bepaalde EU-burgers werkzaam in België

Oplossing:

  • Positie voorschrijver: 
    Als voorschrijver is het aangeraden er altijd voor te zorgen dat de patiënt aan zijn of haar medicatie geraakt bij de apotheker. Heeft de patiënt geen Belgische eID, dan moet je rekening houden met drie mogelijke situaties: 
    • De patiënt heeft geen BIS-nummer en geen INSZ-nummer (bijv. een vluchteling die zich nog niet heeft aangemeld, een buitenlandse patiënt met een bijzondere identiteitskaart).
    • De patiënt heeft een BIS-nummer maar nog geen INSZ-nummer (bijv. een vluchteling die zich al heeft aangemeld maar nog niet is langsgegaan in de gemeente om zijn of haar inschrijving te voltooien).
    • De patiënt heeft een BIS-nummer en een INSZ-nummer (bijv. een vluchteling met een geactiveerde vreemdelingenkaart). Hij of zij beschikt over een eID-equivalente kaart.

Hieronder lees je wat je kan doen in elk van de drie bovenstaande situaties:

    • Geen BIS-nummer, geen INSZ-nummer: je geeft de patiënt het best een klassiek papieren voorschrift mee.
    • Wel BIS-nummer, geen INSZ-nummer: je kan elektronisch voorschrijven o.b.v. het BIS-nummer. Je geeft de patiënt wel nog een papieren bewijs van elektronisch voorschrift (BEV) of een print van de RID-code mee. Een BEV heeft de voorkeur.
    • Wel BIS-nummer, wel INSZ-nummer (eID-equivalente kaart): je kan volledig gedematerialiseerd voorschrijven. De patiënt behoudt wel steeds het recht op een papieren BEV als hij of zij zich daar comfortabeler bij voelt. In deze beginfase kan je het papieren BEV of een print van de RID-code standaard meegeven als back-up. Zo kan de apotheker het voorschrift ook ophalen als zijn of haar software nog niet up-to-date is voor de allernieuwste eID-kaarten.
  • Positie apotheker:
    Als apotheker wil je de patiënt de medicatie afleveren die hij of zij nodig heeft. Heeft de patiënt geen Belgische eID, dan moet je rekening houden met drie mogelijke situaties: 
    • De patiënt heeft geen BIS-nummer en geen INSZ-nummer (bijv. een vluchteling die zich nog niet heeft aangemeld, een buitenlandse patiënt met een bijzondere identiteitskaart).
    • De patiënt heeft een BIS-nummer maar nog geen INSZ-nummer (bijv. een vluchteling die zich al heeft aangemeld maar nog niet is langsgegaan in de gemeente om zijn of haar inschrijving te voltooien).
    • De patiënt heeft een BIS-nummer en een INSZ-nummer (bijv. een vluchteling met een geactiveerde vreemdelingenkaart). Hij of zij beschikt over een eID-equivalente kaart.

Hieronder lees je wat je kan doen in elk van de drie bovenstaande situaties:

    • Geen BIS-nummer, geen INSZ-nummer: je verwerkt het klassieke papieren voorschrift dat de patiënt heeft ontvangen van de voorschrijver. 
    • Wel BIS-nummer, geen INSZ-nummer: je kan de inhoud van het elektronisch voorschrift ophalen via het papieren BEV of via de RID-code die de patiënt heeft ontvangen van de voorschrijver.
    • Wel BIS-nummer, wel INSZ-nummer (eID-equivalente kaart):
      • je kan de inhoud van het elektronisch voorschrift ophalen via de eID-equivalente kaart van de patiënt. Om de allernieuwste eID-kaarten (uitgegegen door sommige steden en gemeenten) te kunnen gebruiken, dient je apotheeksoftware te zijn geüpdatet. 
      • de patiënt kan ook een (web)app gebruiken op zijn of haar smartphone om jou het voorschrift te laten scannen. Voorwaarde is dat hij of zij itsme® kan gebruiken om zich aan te melden.
  • Positie patiënt:
    Als patiënt zonder Belgische eID kan je niet altijd kiezen hoe je je voorgeschreven medicatie ophaalt bij de apotheker. Er zijn drie mogelijke situaties: 
    • Je hebt geen BIS-nummer en geen INSZ-nummer (je bent bijv. een vluchteling die zich nog niet heeft aangemeld, een buitenlandse patiënt met een bijzondere identiteitskaart).
    • Je hebt een BIS-nummer maar nog geen INSZ-nummer (je bent bijv. een vluchteling die zich al heeft aangemeld maar nog niet is langsgegaan in de gemeente om je inschrijving te voltooien).
    • Je hebt een BIS-nummer en een INSZ-nummer (je bent bijv. een vluchteling met een geactiveerde vreemdelingenkaart). Je beschikt over een eID-equivalente kaart.

In elk van de drie bovenstaande situaties dien je iets anders te doen:

    • Geen BIS-nummer, geen INSZ-nummer:
      • je haalt je medicatie af met een klassiek papieren voorschrift; 
      • je kan je voorschriften niet digitaal raadplegen of beheren.
    • Wel BIS-nummer, geen INSZ-nummer:
      • je haalt je medicatie af met het papieren bewijs van elektronisch voorschrift (BEV) of met een print van de RID-code, ontvangen van je voorschrijver; 
      • je kan je voorschriften niet digitaal raadplegen of beheren.
    • Wel BIS-nummer, wel INSZ-nummer (eID-equivalente kaart):
      • je kan je medicatie afhalen met je eID-equivalente kaart;
      • je kan je medicatie afhalen met het papieren BEV of de print van de RID-code ontvangen van de voorschrijver
      • je kan je medicatie afhalen via één van de (web)apps voor patiënten. Voorwaarde daarvoor is dat je itsme® hebt geïnstalleerd op je smartphone;
      • je kan je voorschriften ook digitaal beheren en raadplegen via www.mijngezondheid.be. Inloggen op het platform kan via itsme® of via een kaartlezer en je eID-equivalente kaart.

Administratieve kost voor papieren bewijs van elektronisch voorschrift 

Te verspreiden onder: voorschrijvers, patiënten

Probleem: Recip-e heeft meldingen ontvangen van patiënten dat sommige voorschrijvers een kost aanrekenen voor het afdrukken van een bewijs van elektronisch voorschrift. 

Oplossing:
Positie voorschrijver:
De patiënt heeft te allen tijde recht op een print van het elektronisch voorschrift zonder bijkomende kosten. Als voorschrijver moet je de optie om een bewijs van elektronisch voorschrift te printen ook steeds voorleggen aan de patiënt. Het is aan de patiënt zelf om aan te geven of hij/zij gedematerialiseerd te werk wil gaan of toch een papieren bewijs wil ontvangen.

Bepaalde groepen patiënten zullen eerder nood hebben aan een papieren bewijs van elektronisch voorschrift dan andere, bijv. mensen die minder digitaal onderlegd zijn, patiënten die voor het eerst nieuwe medicatie krijgen voorgeschreven...

Positie patiënt:
Als patiënt heb je te allen tijde recht op een print van het elektronisch voorschrift zonder dat je daarvoor moet betalen. De voorschrijver moet je de optie om een bewijs van elektronisch voorschrift te printen ook steeds voorleggen. 

De eID of de kids-ID is vervallen 

Te verspreiden onder: voorschrijvers, apothekers, patiënten

Probleem: de eID of de kids-ID waarmee de patiënt voorgeschreven medicatie wil afhalen bij de apotheek, is vervallen. 

Oplossing: 
Positie voorschrijver:
De patiënt draagt steeds de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de eID of de kids-ID geldig is. Als voorschrijver is het nuttig om de patiënt expliciet de vraag te stellen of de eID of de kids-ID nog geldig is. Weet de patiënt het niet (zeker), dan kan je een print van het papieren bewijs van elektronisch voorschrift meegeven.

Positie apotheker:
Als een patiënt voorgeschreven medicatie komt afhalen zonder geldige eID of kids-ID, dan kan je als apotheker een aantal dingen doen. 

  • Ga eerst en vooral na of er nog een geldige therapeutische relatie bestaat tussen jou en de patiënt. Zo ja, dan kan je de medicatie afleveren op basis van het rijksregisternummer.
  • Bestaat er geen geldige therapeutische relatie, dan kan je
    • de patiënt via zijn of haar smartphone laten inloggen op één van de bestaande (web)apps om de voorschriften via die weg op te halen
    • een RID-code vragen aan de voorschrijver
    • als je geen RID-code kan vragen aan de voorschrijver, dient de patiënt een papieren bewijs van elektronisch voorschrift te vragen aan de voorschrijver

Positie patiënt:
Het is je verantwoordelijkheid als patiënt om steeds een geldige eID of kids-ID bij te hebben. Is dat niet het geval: 

  • geef dat dan expliciet aan de voorschrijver aan zodat hij of zij je een papieren bewijs van elektronisch voorschrift kan meegeven;
  • je kan ook proberen om je voorschriften te raadplegen via www.mijngezondheid.be of een ander digitaal patiëntenkanaal. Daarvoor moet je wel in het bezit zijn van een smartphone en moet je kunnen inloggen via itsme®. Is dat het geval, dan kan je via die weg je voorschriften consulteren en beheren.

Een grootouder of een plusouder haalt medicatie op voor een kind

Te verspreiden onder: voorschrijvers, apothekers, patiënten

Probleem: een grootouder of een plusouder heeft niet automatisch toegang tot de voorschriften van een kind (zoals een wettelijke ouder die wel heeft). Dat betekent dat grootouders en plusouders de medicatie voor een kind niet met hun eigen eID of via een digitaal patiëntenkanaal kunnen afhalen in de apotheek.

Oplossing:
Positie voorschrijver:
Als je als voorschrijver medicatie dient voor te schrijven voor een kind dat begeleid wordt door een grootouder of een plusouder, geef je het best een papieren BEV mee en/of laat je de grootouder of plusouder in kwestie een foto nemen van het BEV. Daarmee kan de grootouder of plusouder de medicatie afhalen in de apotheek.

Positie apotheker:
Een grootouder of plusouder kan medicatie voor een kind afhalen via een papieren BEV of een foto van het BEV. Heeft de grootouder of plusouder geen van beide, dan kan je als apotheker bellen naar de voorschrijver om de RID-code te verkrijgen. 

Positie patiënt (i.c. grootouder of plusouder in naam van het kind):
Ga je als grootouder of plusouder naar een arts met je kleinkind of pluskind, houd er dan rekening mee dat als de arts medicatie voorschrijft, je die niet met je eigen eID of profiel op een digitaal patiëntenkanaal kan afhalen in de apotheek. Om voorgeschreven medicatie toch te kunnen afhalen, kan je een aantal dingen doen:

  • Vraag een papieren BEV aan de voorschrijver en/of neem een foto van het BEV. Daarmee kan je de medicatie afhalen in de apotheek.
  • Vraag de ISI+-kaart of kids-ID van het kind aan een wettelijke ouder om mee te nemen naar de apotheek. 
  • Een wettelijke ouder kan het openstaande voorschrift openen via een digitaal patiëntenkanaal, printen en meegeven aan de grootouder of plusouder. Hij of zij kan ook een foto van het scherm van het patiëntenkanaal meegeven.


    Patiënten weten niet altijd dat ze recht hebben op een papieren bewijs

Te verspreiden onder: voorschrijvers, apothekers, patiënten

Probleem: sommige patiënten durven geen papieren bewijs van elektronisch voorschrift te vragen aan de voorschrijver. Dat kan nochtans nuttig zijn, want een papieren bewijs van elektronisch voorschrift kan hen helpen om het overzicht te bewaren

Oudere patiënten bijvoorbeeld hebben vaak contact met meerdere voorschrijvers (bijvoorbeeld verschillende specialisten) waarvan ze drie soorten voorschriften kunnen ontvangen. 

  • Geprint elektronisch voorschrift: een papieren bewijs van elektronisch voorschrift. Op één A4 kunnen maximaal 4 elektronische voorschriften geprint worden. 
  • Niet-geprint elektronisch voorschrift: een elektronisch voorschrift waarvoor geen papieren bewijs wordt meegegeven.
  • Klassiek papieren voorschrift: niet-elektronisch voorschrift op papier, handgeschreven of gedrukt. Een dergelijk voorschrift wordt alleen nog in uitzonderingssituaties gebruikt en wordt geprint op een kleiner formaat (A5). Daarmee wordt o.a. het onderscheid getoond met een papieren bewijs van een elektronisch voorschrift.

Een klassiek papieren voorschrift verschijnt níet in het overzicht bij de apotheker (dat is een overzicht van alle openstaande elektronische voorschriften), een papieren bewijs van elektronisch voorschrift wél. 

Oplossing: 
Positie voorschrijver:
Als voorschrijver is het belangrijk om te beseffen dat de patiënt altijd recht heeft op een papieren bewijs. Papierloos voorschrijven gebeurt enkel als de patiënt expliciet aangeeft dat te willen. Bij twijfel geef je dan ook het best steeds een papieren bewijs van elektronisch voorschrift mee. Als het over meerdere voorschriften gaat, kan je tot 4 voorschriften op één A4-document printen. Je kan ook de voorschriften die je eerder opstelde voor de patiënt en die nog geldig zijn mee printen. Op die manier heeft de patiënt in kwestie een overzicht van alle nog geldige voorschriften die hij of zij van jou ontving. 

Daarnaast kan je als voorschrijver patiënten uitleg geven en sensibiliseren over het gedematerialiseerd voorschrift. 

Om het overzicht te bewaren van alle geneesmiddelen die een patiënt moet nemen, zetten de overheid en de verschillende stakeholders op het terrein sterk in op het gedeelde medicatieschema. De bedoeling is dat de voorschrijver dit consulteert als eerste stap en bijwerkt waar nodig (als de software dat toelaat). Het Riziv geeft meer uitleg over het gedeelde medicatieschema op zijn website, zie HIER.

Positie apotheker:
Als apotheker kan je de patiënt helpen om een overzicht van zijn of haar openstaande voorzichten te overlopen door zijn of haar eID in te lezen. Zo ondersteun je de patiënt maximaal en kan je hem of haar optimaal medicatie-advies geven. 

Om het overzicht te bewaren van alle geneesmiddelen die een patiënt moet nemen, zetten de overheid en de verschillende stakeholders op het terrein sterk in op het gedeelde medicatieschema. De bedoeling is dat de apotheker dit consulteert als eerste stap en bijwerkt waar nodig (als de software dat toelaat). Het Riziv geeft meer uitleg over het gedeelde medicatieschema op zijn website, zie HIER.

Als apotheker kan je ook via het gedeeld farmaceutisch dossier (GFD) een correct overzicht van de afgeleverde medicatie raadplegen en bespreken met de patiënt.

Positie patiënt:
Als patiënt heb je áltijd recht op een papieren bewijs van elektronisch voorschrift als je dat wil. Durf daar ook om te vragen, huisartsen en andere voorschrijvers tonen veel begrip voor de situatie van patiënten. Vaak zullen ze standaard een papieren bewijs van elektronisch voorschrift meegeven. 

Als patiënt kan je je arts en/of apotheker ook vragen om een overzicht van je medicatie.

Patiënten denken soms dat hun medicatie al klaarligt in de apotheek van zodra die is voorgeschreven

Te verspreiden onder: voorschrijvers, apothekers, patiënten 

Probleem: voorschrijvers communiceren soms naar patiënten dat “hun medicatie werd doorgestuurd naar de apotheek” of dat ze “hun medicatie met hun eID kunnen ophalen in de apotheek”. Die boodschap kan verwarrend zijn voor de patiënt, die de indruk krijgt dat de medicatie al gereserveerd is en klaarligt in de apotheek terwijl dat in de praktijk het geval niet is. 

Oplossing: 
Positie voorschrijver:
Als voorschrijver moet je je goed bewust zijn van het feit dat het gedematerialiseerd voorschrijven een complex gegeven is voor veel patiënten. Het is daarom belangrijk dat je zeer duidelijk én volledig communiceert met de patiënt over de voorgeschreven medicatie, zodat de patiënt zeer goed weet waaraan hij of zij zich kan verwachten en waaraan niet. 

Je legt het best ook uit aan de patiënt dat die de voorgeschreven medicatie kan reserveren bij een apotheek naar keuze, maar dat jij die reservatie niet in zijn of haar plaats kan doen. De reservatie door de patiënt gebeurt digitaal en bij het reserveren kan de patiënt zijn of haar contactgegevens meegeven. Medicatie reserveren per telefoon blijft ook mogelijk.

Positie apotheker: 
Als apotheker kan je bijvoorbeeld op vaste momenten gaan kijken naar de reservaties die patiënten hebben gemaakt bij je. (Het exacte systeem hangt af van het softwarepakket dat je gebruikt.) De meeste softwarepakketten laten patiënten ook al toe om hun contactgegevens mee te geven als ze een reservatie plaatsen, zodat je hen kan contacteren. De patiënt is evenwel niet verplicht om contactgegevens mee te geven.

Positie patiënt:
Als een voorschrijver je elektronisch medicatie voorschrijft, betekent dat niet dat die medicatie meteen automatisch gereserveerd is en klaarligt in de apotheek. Via één van de digitale patiëntenkanalen kan je je medicatie online reserveren bij een apotheek naar keuze, maar dat moet je zélf doen. De voorschrijver kan dat niet in jouw plaats. Tijdens het reserveren kan je je contactgegevens opgeven, zodat de apotheker je kan verwittigen van zodra de gereserveerde medicatie klaarligt. 

Het gedematerialiseerd voorschrijven is een complex gegeven voor veel mensen. Als je vragen of twijfels hebt, mag je die altijd stellen aan een zorgverlener of aan je ziekenfonds. 

Sommige patiënten denken dat de informatie over hun voorschriften op de chip van hun eID staat

Te verspreiden onder: voorschrijvers, apothekers, patiënten

Probleem: verschillende patiënten denken dat hun elektronische geneesmiddelenvoorschriften op de chip van hun eID staat. Technisch gezien klopt dat niet: in werkelijkheid staat die informatie níet op hun eID, maar is hun eID het instrument waarmee de apotheker hun voorschriften ophaalt uit de databank van Recip-e. 

Oplossing: 
Positie voorschrijver en apotheker:
Het is belangrijk dat je patiënten zo goed mogelijk informeert over het proces van gedematerialiseerd voorschrijven, zodat zij correct begrijpen hoe alles in elkaar zit en wat hun eigen rol is in het hele verhaal. Een vaak voorkomende misvatting is dat de elektronische voorschriften voor een patiënt op de chip van zijn of haar eID staan. In werkelijkheid klopt dat niet. De voorschriften zitten in de databank van Recip-e. De eID van de patiënt is de identificatieweg waarmee de apotheker het mandaat krijgt om de voorschriften op te halen uit de databank van Recip-e.

Voor het gedematerialiseerd afhalen van voorschriften door de patiënt levert die misvatting evenwel géén onmiddellijke problemen op.

Positie patiënt:
Veel patiënten denken dat hun elektronische voorschriften op de chip van hun eID staan. In werkelijkheid klopt dat niet. Er wordt nooit informatie over voorschriften opgeslagen op de chip van je eID. De eID is enkel het identificatiemiddel waarmee de apotheker jouw persoonlijke voorschriften kan ophalen uit de voorschriftendatabank van Recip-e. Door je eID te overhandigen aan de apotheker, geef je hem of haar het mandaat om dat te doen.

Het belangrijkste om te onthouden als patiënt is dat je je eID altijd op zak moet hebben als je naar een arts of een apotheker gaat

In samenwerking met:


Voetnoten:

Normaal gezien hebben alle softwareleveranciers voor apotheken hun software eind juli 2022 bijgewerkt. Lukt het toch (nog) niet om de inhoud van het voorschrift op te halen via de eID-equivalente kaart, dan kan je het papieren BEV of de RID-code gebruiken om het voorschrift op te halen. 
Belgisch Staatsblad, 8 augustus 2021