Rapport d’activités du 4ème trimestre

Le quatrième trimestre a été marqué par un certain nombre de nouveautés et d’évolutions, dans la perspective de la dématérialisation de l’année prochaine.

Etude au sujet des erreurs

Comme déjà mentionné dans les rapports précédents, Sven a commencé une étude dans le contexte des erreurs au sein de Recip-e. Au quatrième trimestre, l’accent a été mis sur les erreurs substantielles et il a examiné le flux de bout en bout.

Dématérialisation

Pourquoi cette étude ? Eh bien, les résultats seront très importants dans le cadre du  » validateur de dématérialisation  » qui sera développé dans le cadre de la dématérialisation l’année prochaine afin d’améliorer la qualité de la prescription. De plus amples informations sur la dématérialisation peuvent être attendues à partir du premier trimestre 2019.

Aller progressivement dans la bonne direction.

Dans le rapport trimestriel précédent, on avait expliqué comment nous démarrons les messages en direct sur support@recip-e.be à partir du logiciel de la pharmacie.  Ce helpdesk ne reçoit pas seulement les messages du bouton installé dans certains progiciels de pharmacie, mais aussi les questions des prestataires de soins.

Nous recevons actuellement les messages d’un logiciel de pharmacie, Farmad. Certaines modifications ont également été apportées au « backend, »,  afin que les messages entrent de manière structurée et que le personnel du helpdesk reçoive un e-mail toutes les heures avec les tickets reçus via le formulaire. Depuis ce trimestre, ces tickets sont également partagés avec eenlijn.be, afin qu’ils puissent contacter les pharmaciens et les médecins concernés pour expliquer/indiquer les messages d’erreur signalés.

Au total, support@recipe-.be a reçu 483 tickets qui ont été envoyés directement à partir du logiciel du pharmacien.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des tickets et des erreurs les plus fréquentes en % :

Cesr erreurs peuvent être divisés en 3 types:

  1. Erreurs de contenu

Ces erreurs se produisent principalement dans les pharmacies et peuvent avoir un impact majeur sur le bon fonctionnement dans la pratique.

Les types d’erreurs suivants sont inclus ci-dessous :

– Différence de contenu Électronique et PEL

– CNK : Problèmes / absence / anciens numéros / 0000000

– Problème DCI

– Problème Magistral

Au cours du trimestre précédent, le helpdesk n’a reçu aucun rapport concernant les problèmes de CNK. Lors du 4ème trimestre, ces problèmes sont à nouveau signalés dans 1,5% des cas. Alors qu’au trimestre précédent, 1% seulement des messages d’erreur étaient liés à la différence entre les données papier et les données électroniques, ce pourcentage est passé à 3,4% au quatrième trimestre. Les problèmes au sujet des préparations magistrales ne représentaient toujours que quelques tickets au helpdesk au 4ème trimestre. Les problèmes liés à la DCI qui n’étaient plus signalés dans le rapport précédent n’apparaissent plus non plus au 4e trimestre.

La solution à ce problème est la version SAMv2, comme nous l’avons déjà mentionné dans le rapport trimestriel précédent.  Cependant, la réglementation et le timing nous ont été promis pour le dernier trimestre de l’année, mais nous ne pouvons pas vous en dire plus pour l’instant. Mais l’année n’est pas encore terminée lorsque nous rédigeons ce rapport.

Nous constatons que les erreurs de contenu se stabilisent, même s’il y a plus de tickets sur la différence entre le papier et l’électronique. Il s’agit d’erreurs graves. Elles seront le focus de la recherche de Sven au cours de ce dernier trimestre. Nous attendons avec impatience les premiers résultats.

  • Erreurs de l’utilisateur

Les erreurs de l’utilisateur sont généralement dues à une erreur dans la manipulation ou l’utilisation du progiciel. Cela peut se produire dans le progiciel du médecin, p. ex. les médecins qui révoquent accidentellement leurs ordonnances ou, comme dans le logiciel de la pharmacie, les pharmaciens qui gardent leur ordonnance  » en traitement  » et ne la retournent pas au serveur Recip-e.  Un deuxième type d’erreur utilisateur concerne le RID et le code à barres, cette erreur peut être de nature technique mais elle peut aussi être une erreur utilisateur, comme par exemple un médecin qui copie un PEL plusieurs fois, ce qui provoque des messages d’erreur si 1 PPE a déjà été récupéré.

Cela provoque souvent des messages d’erreur, jusqu’à 64% sur le support concernaient des messages d’erreur d’ordonnances. Dans le rapport trimestriel précédent, nous avions constaté une baisse au deuxième trimestre, à 57 %. Des problèmes liés au RID/code barre ont été signalés dans 19% des cas au trimestre précédent et ont légèrement augmenté au 4ème trimestre pour atteindre 20,7%.

La diminution du nombre de messages d’erreur s’explique en partie par le fait qu’un grand nombre de ces messages  sont dû aux problèmes de eHealth. Au cours des deuxième et troisième trimestres, il y a eu de graves interruptions de service, ce qui a entraîné une hausse dans les messages d’erreur, tandis qu’au quatrième trimestre, nous avons eu davantage d’interruptions de courte durée.

Concrètement, des actions d’amélioration ont été entreprises au cours du 4ème trimestre et plus d’informations techniques ont été ajoutées dans les messages d’erreur. Depuis le début du 4ème trimestre, le message d’erreur contient également les informations concernant le dernier prestataire de soins à avoir effectué une action qui a déclenché un message d’erreur.

  • Erreurs techniques

Des erreurs techniques peuvent survenir à différents niveaux et à chaque étape du processus. Si nous examinons les erreurs techniques réelles signalées via le support par des prestataires de soins de santé, nous incluons les erreurs dans l’interprétation de la date, qui était tombée en dessous d’ 1 % au trimestre précédent, mais ce trimestre, une légère hausse est noté pour atteindre un peu plus de 1 %. Cette erreur peut également s’expliquer par le fait qu’il existe également des prescriptions « expirées  » qui ne peuvent plus être récupérées.

Parmi les autres erreurs signalées, 17 % contiennent différents types d’erreurs, y compris des problèmes si le service n’était pas disponible. Ce type de messages d’erreur a légèrement baissé au 4ème trimestre jusqu’à 16,3%. Ici, nous voyons de nombreuses erreurs lors de la récupération de la clé, ce qui peut être dû à des brefs problèmes d’eHealth.

Pour limiter les « appels » techniques inutiles du côté de l’exécuteur des maisons de soft, nous avons également lancé un projet appelé ‘Recip-e Flaws’. Toutes le maisons de soft reçoivent des rapports hebdomadaires sur des problèmes spécifiques, tels que les réglementations jamais archivées et les réglementations téléchargées mais jamais markasdelivered ou undelivered.

Tableau de bord technique

En revanche, nous avons affiné notre tableau de bord au cours du 4ème trimestre pour avoir une meilleure idée du nombre d’erreurs déclenchées (c’est-à-dire les appels techniques erronés, qui ne dérangent pas nécessairement l’utilisateur).

En novembre, nous avons constaté une forte augmentation du nombre de ‘calls’ erronés. Cela a été attribué à une mise en œuvre dans un hôpital, qui a inutilement surchargé les systèmes, avec le call « gesprescriptionforprescriber » . Des mesures correctives ont été prises.

La plupart des prestataires de soins sont à bord

Nous poursuivons également notre expansion : le premier trimestre a été dominé par les développements au sein des hôpitaux. Au cours du deuxième trimestre, il y a également eu quelques développements en raison de la rumeur selon laquelle la prescription deviendrait obligatoire d’ici le 1er juillet. Le cadre réglementaire n’était pas encore prêt, mais la plupart des développements l’étaient. Au troisième trimestre, il y a encore eu quelques développements dans les hôpitaux, mais ils sont moins nombreux, alors que nous constatons une augmentation des développements dans les progiciels des spécialistes, qui se stabilisent au quatrième trimestre.

A partir des deuxième et troisième trimestres, nous avons également constaté une augmentation du développement de la pharmacie hospitalière. Beaucoup de pharmaciens hospitaliers se sont enlisés dans les problèmes d’authentification. Il en a résulté un déploiement plus difficile dans les pharmacies des hôpitaux. Mais ces problèmes semblent être résolus lorsque l’on étudie le quatrième trimestre.

Hôpitaux

Au 3ème trimestre, nous avons déjà constaté une stabilisation du nombre de prescripteurs dans les hôpitaux. Nous pouvons affirmer que presque tous les hôpitaux peuvent maintenant prescrire par voie électronique. Cette stabilisation se reflète également dans les chiffres du quatrième trimestre, avec de légères augmentations tant du nombre de prescripteurs que du nombre d’ordonnances. (Chiffres T4 au 12/12/2018)

Dentistes

Ici aussi, nous constatons que les fortes augmentations sont terminées et que nous nous dirigeons vers une stabilisation du nombre de prescripteurs et de prescriptions. Pour le 4ème trimestre, nous constatons donc une stabilisation du nombre de prescripteurs et surtout des prescriptions. (Chiffres T4 au 12/12/2018)

Médecins

Les médecins sont déjà actifs depuis un certain temps, mais nous constatons à nouveau une légère augmentation au 4ème trimestre, après une légère baisse au 3ème. Nous estimons que cette baisse est due aux pannes de l’eHealth et aux vacances d’été. (Chiffres T4 au 12/12/2018)

Sages-femmes

Les sages-femmes sont également en mesure de prescrire, mais nous constatons que le nombre d’ordonnances créées est encore minime, mais en légère hausse. En raison des faibles nombres, il semble s’agir d’augmentations plus importantes, mais nous pouvons dire que c’est encore très limité, mais pas de chiffres rouges ce trimestre pour les sages-femmes. (Chiffres T4 au 12/12/2018)

Pharmacies

Au troisième trimestre, nous constatons une diminution significative du nombre d’ordonnances, en ligne avec les tendances que nous avons vues ci-dessus avec les prescripteurs et que nous pouvons consacrer aux vacances d’été et aux pannes eHealth. Au 4ème trimestre, nous constatons toutefois une augmentation du nombre d’ordonnances, ce qui signifie également que davantage d’ordonnances sont collectées. (Chiffres T4 au 12/12/2018)

In het derde kwartaal zien we beduidend minder voorschriften, dit ligt in lijn met de trends die we hierboven zagen met de voorschrijvers en die we aan de zomervakantie en de eHealth pannes kunnen wijden. In het 4de kwartaal zien we echter terug een stijgend aantal voorschriften, hierdoor worden er ook meer voorschriften afgehaald. (Cijfers Q4 tot 12/12/2018)

Communication.

Le nouveau site Web a été lancé et a été accueilli de façon positive. Le site Web est plus clair, plus convivial et tous les textes ont également été retravaillé.

En plus, nous sommes en train de conquérir les médias sociaux, c’est pourquoi nous pouvons aussi présenter de nouveaux chiffres. Entre-temps, nous avons 179 adeptes sur Twitter et nous avons déjà envoyé 96 tweets.

Pour le dernier trimestre, voici nos résultats sur Twitter.

En bref, en regardant en arrière, nous constatons que cette année nous avons pris un nouveau cap avec notre helpdesk ainsi qu’avec notre communication. En outre, nous avons vu davantage d’utilisateurs utiliser plus nos systèmes. Pour l’année prochaine, nous souhaitons en tout cas plus de stabilité et une meilleure qualité.

Bonnes fêtes et à l’année prochaine !