Als beleidsmedewerker bij de Christelijke Mutualiteit (CM) bevindt Dr. Van Elshocht zich aan de frontlinie van de digitalisering binnen de ziekenfondsen. Haar verantwoordelijkheden omvatten zowel beleidsvorming als uitvoering, waardoor ze een uniek inzicht heeft in de digitale ontwikkelingen binnen de gezondheidszorg. Met haar betrokkenheid bij verschillende raden van het RIZIV behoudt ze het overzicht over de vooruitgang op het gebied van digitalisering. Recip-e had het genoegen om met haar te spreken over de evolutie van digitale verwijsvoorschriften.
In haar rol als beleidsmedewerker bij de dienst Beleid en Politiek van de CM heeft Dr. Viviane Van Elshocht een diepgaand inzicht in de activiteiten van de ziekenfondsen, de bijbehorende processen en hun betrokkenheid bij verschillende organen van het RIZIV. Als lid van verschillende raden binnen het RIZIV, zoals het Verzekeringscomité, het college van artsen-directeurs, de Medico-Mut, de Logo-Mut en Kine-Mut, evenals de raad voor kwaliteitspromotie en de accrediteringsraad, heeft ze zicht op de verschillende processen, noden en knelpunten bij talrijke zorgberoepen. ‘Ik heb eigenlijk het statuut van adviserend arts’, legt ze uit. ‘Dit vereist strikte naleving van relevante wetgeving, met inbegrip van beroepsgeheim.’
Nieuw tijdperk
Als lid van verschillende werkgroepen verwijsvoorschriften, die werden opgezet door het RIZIV en Recip-e, is Dr. Van Elshocht overtuigd van het belang van de digitalisering. ‘Mijn betrokkenheid begon bij de werkgroep voor thuisverpleegkundige verwijsvoorschriften nadat die al aanzienlijke vooruitgang had geboekt. Gezien mijn brede overzicht over het zorglandschap vanuit mijn functie, heb ik mijn engagement uitgebreid naar werkgroepen voor andere zorgberoepen. Op die manier tracht ik ervoor te zorgen dat verschillende trajecten optimaal op elkaar worden afgestemd.’
‘De digitalisering van de verwijsvoorschriften is een grootschalig project’, vertelt ze. ‘Voor bepaalde beroepen gaat het verder dan alleen maar verwijzen; soms omvat het ook een uitgebreid proces van terugbetaling.’ Dr. Van Elshocht wijst op de diverse belanghebbenden bij het project, waarbij ze zelf als vertegenwoordiger van de ziekenfondsen in de werkgroepen zit. ‘Het is een project met een groot belang. Het luidt een nieuw tijdperk van zorgverlening in, een andere manier van werken voor zorgverleners. Gezien de vele verschillende stakeholders die betrokken zijn, moeten we streven naar uniforme en toegankelijke processen, voor zowel de zorgberoepen als de ziekenfondsen.’
Uitdagingen en risico’s van digitale transformatie
Volgens Dr. Van Elshocht zijn de uitdagingen op het gebied van IT voor dit project aanzienlijk. Het omvat het waarborgen van de beveiliging van patiëntgegevens en het verzekeren van de toegankelijkheid van het systeem voor iedereen. Ze werkt nauw samen met technici en IT-professionals om deze digitale overgang soepel en veilig te laten verlopen. ‘De technici van de ziekenfondsen zijn ook actief betrokken bij de werkgroepen. Zij zijn verantwoordelijk voor het opstellen van procedures en het implementeren van functies die het advies van de adviserend arts onder andere mee digitaliseert…’ Het is duidelijk dat dit een grote inspanning zal vragen van de ziekenfondsen.
Ze wijst daarbij ook op de aanzienlijke hoeveelheid data die ziekenfondsen moet verwerken. ‘Het is van essentieel belang dat alle ziekenfondsen goed geïnformeerd zijn over wat er staat te gebeuren. Het gaat niet alleen om het aanpassen van de software voor voorschrijvers om verwijsvoorschriften te kunnen genereren. Ook de ‘uitgangspoorten’ – de burgers, zorgverstrekkers en ziekenfondsen – moeten in staat zijn om de voorschriften te lezen en te begrijpen of te kunnen verwerken.’
De software van de ziekenfondsen moet ook worden aangepast om aan deze vereisten te voldoen. Elke dag moeten ze tienduizenden documenten kunnen lezen en verwerken, wat een geavanceerde automatisatieketen vereist. Bovendien moeten de bestaande en toekomstige digitale processen, zoals de eAgreements bij kinesitherapeuten, worden geïntegreerd met het verwijsvoorschriftproces. ‘Het is essentieel dat de systemen complementair zijn en op bijna synchrone wijze worden geïmplementeerd,’ verduidelijkt ze. ‘Dat zal een uitdaging zijn.’
Dr. Van Elshocht benadrukt ook de risico’s van de digitalisering. ‘Digitaal werken is één ding, maar het moet ook op een beveiligde manier gebeuren. Je mag er niet aan denken dat mensen met slechte bedoelingen toegang hebben tot medische gegevens. Als iemand bijvoorbeeld onrechtmatig toegang heeft tot een voorschrift voor kinesitherapie en kwaadwillende bedoelingen heeft, kunnen ze afleiden dat de persoon een loco-motorisch probleem heeft. Vaak kunnen ze dan specifieke medische details afleiden, zoals het specifieke probleem, de locatie en de behandeling die nodig is.’
Meer zekerheid voor patiënten
Dr. Van Elshocht voorziet een toekomst waarin digitalisering de zorg transparanter, toegankelijker en efficiënter maakt voor zowel patiënten als zorgverleners. ‘Voor adviserend artsen betekenen digitale verwijsvoorschriften een verschuiving in werkmethoden. Bijvoorbeeld, voor het doorverwijzen naar een logopedist zal het werk van adviserend artsen meer gedigitaliseerd verlopen. Ik verwacht dat dit soepeler zal verlopen, aangezien informatie gemakkelijker op te zoeken en te vinden zal zijn, en controles sneller zullen worden uitgevoerd. Je hoeft niet langer door een database van gescande documenten te zoeken, maar hebt toegang tot een digitale gestructureerde databank. Dat zal tijd besparen.’
Ze erkent echter dat het moeilijk is om te voorspellen of digitalisering daadwerkelijk zal leiden tot vermindering van de administratieve last voor zorgverleners. ‘Een valkuil is om te veronderstellen dat digitalisering automatisch leidt tot een snellere, goedkopere en foutloze administratie. Hoewel dit wel de bedoeling is, kan het soms anders uitpakken.’ Ze wijst op mogelijke technische toegangsproblemen tot het voorschrift die kunnen optreden: ‘Digitale systemen brengen andere uitdagingen met zich mee dan papieren documenten. Bijvoorbeeld, papier kan verloren gaan in de post. We kunnen niet altijd aannemen dat digitalisering problemen voorkomt, hoewel dat wel zou moeten.’
De digitale verwijsvoorschriften zullen volgens Dr. Van Elshocht vollediger zijn, bijvoorbeeld omdat bepaalde velden verplicht in te vullen zijn. Bovendien kunnen digitale filters worden toegepast om te voorkomen dat behandelingen worden voorgeschreven waarvoor geen terugbetaling mogelijk is. ‘Momenteel worden patiënten benadeeld wanneer voorschriften worden uitgeschreven voor niet-vergoedbare behandelingen. Hierdoor worden ziekenfondsen soms ten onrechte bekritiseerd, terwijl het eigenlijk de wetgeving is die geen vergoeding voorziet. Digitale verwijsvoorschriften zullen patiënten meer zekerheid bieden.’
‘In de werkgroepen hadden we aandacht voor het gebruiksgemak en een zo klein mogelijke kans op fouten. Het moet vooral aanklikken of openklikken zijn. Er gaan geen zaken aangevraagd of voorgeschreven worden die überhaupt niet kunnen. Die filter geeft uiteraard voordelen.’
Dr. Van Elshocht gelooft dat de impact op leden van de ziekenfondsen positief zal zijn. Ze zullen hun dossiers gemakkelijker kunnen raadplegen en volgen, wat resulteert in minder vragen en meer zelfstandigheid voor de patiënt. De digitalisering van verwijsvoorschriften zal volgens haar leiden tot meer transparantie.
‘Toch blijven we bezorgd over de toegankelijkheid. Niet iedereen beschikt over een smartphone of heeft digitale vaardigheden. Dit vraagt om een gezamenlijke inspanning van alle belanghebbenden.’ De exacte uitvoering hiervan blijft echter nog onduidelijk. ‘Onze dienstverlening als ziekenfonds zal een andere vorm aannemen. In plaats van medewerkers die door stapels papieren dossiers bladeren, zullen zij samen met de patiënt hun dossier op de smartphone bekijken. Dit vereist een andere benadering, waarvoor we onze medewerkers moeten opleiden.’
Een lange weg, zonder obstakels
Wanneer we kijken naar de impact van de digitalisering van de farmaceutische voorschriften was die volgens Dr. Van Elshocht ook groot. ‘In het begin van mijn carrière als adviserend arts moest ik dagelijks 2 tot 3 uur besteden aan het goedkeuren van medicatie op papier. Nu verloopt dat volledig digitaal.’
‘Hoewel de invoering van digitalisering gepaard ging met kosten, heeft het ons tijd bespaard die nu wordt besteed aan het analyseren van complexe dossiers, zoals die voor weesgeneesmiddelen of dure medicatie die in beperkte indicaties worden terugbetaald. Hoewel deze dossiers meer tijd vergen, bieden ze inhoudelijk meer uitdagingen.’
Dr. Van Elshocht voorziet geen grote problemen bij de implementatie van digitale verwijsvoorschriften. ‘Hoewel er nog een lange weg te gaan is, verwacht ik geen ernstige obstakels. De digitale wereld heeft zich al sterk ontwikkeld. Als dit enkele jaren geleden was geïntroduceerd, zou het een andere situatie zijn geweest vanwege het ontbreken van geavanceerde systemen.’ Ze wijst ook op de veranderde mindset ten opzichte van digitalisering in de afgelopen jaren. ‘De weerstand tegen digitalisering is afgenomen. Zelfs degenen die aanvankelijk tegen digitaal voorschrijven waren, zijn nu overtuigd. Digitaal voorschrijven is altijd mogelijk, zelfs onderweg. Alles wordt meteen opgeslagen in de cloud.’
‘De implementatie van de digitale verwijsvoorschriften is voor mij geslaagd als ze op kruissnelheid werkt. Dus wanneer alles in het systeem kan gebeuren, er geen papieren voorschrift meer is en de tijdswinst duidelijk is. Ik zie dit echter op zeer lange termijn.’
Ze benadrukt het belang van een ecosysteem dat kan profiteren van digitalisering. ‘Het systeem moet toegankelijk zijn voor burgers en ziekenfondsen, zonder vastlopen, en uniform en transparant zijn.’
‘Als ziekenfonds zijn we slechts een schakel in het geheel. Maar wanneer het systeem hapert, voelt de patiënt dit direct. Daar moeten we alert op zijn.’
